Le contenu de la journée
Cette journée se déroule sur une instance de BigBlueButton, logiciel libre de visio, mis à disposition, ici par FAImaison, fournisseur d'accès à internet et à des services numériques associatif basé à Nantes. D'autres fournisseurs de services libres proposent des instances BBB (Paquerette, membres des CHATONS).- Le diaporama support en version .pdf (0.8MB)
- Le diaporama support en version .pptx (0.9MB)
1. Séquence d'accueil
Le "qui est qui ?" https://www.framemo.org/BGEAURA
Chacun.e crée deux post-it (sans les mettre en face de son prénom) et les autres doivent deviner ce qui est vrai, ce qui est faux.
Pré-requis pour la proposition faite : que les personnes se connaissent déjà bien.
Si cela n'est pas le cas, positionner en face de son prénom, pour commencer les 2 post-it et les autres doivent différencier le vrai du faux.
Cette proposition n'est pas adaptée si les personnes ne se connaissent pas du tout ou trop peu.
2. Entretien collectif
Cette méthode permet d'identifier où en sont les membres du groupe, de soutenir les échanges, de créer de plus petits espaces d'identification d'enjeux. collectif : http://garcess.org/wakka.php?wiki=EntretienCollectif Voir la fiche ressource.
Tableau 1 : Pour moi, dans les interactions en visio, le plus compliqué, c'est... https://www.framemo.org/BGEAURA2
Tableau 2 : Pour moi, dans le processus de préparation/animation/restitution d'une interaction en visio, je dois être particulièrement attentif.ve à .. http://scrumblr.ca/BGEAURA3
Tableau 3 : Pour moi, par rapport aux outils mobilisés dans les temps en visio ce qui compte c'est ...
3. Préparation des mises en situation
Chaque groupe s'est constitué directement via les notes collaboratives disponibles dans l'interface de visio.
La carte mentale qui présente les outils associés aux usages pour s'organiser de façon collaborative : https://framindmap.org/c/maps/1091197/public
Chaque groupe a eu une heure de travail pour, en sous-groupe, travailler une modalité d'animation par rapport à la situation présentée.
Pause- déjeuner suivie d'un jeu de reconnexion proposé via : https://fluky.io/
Une "roue de la fortune" dont les items sont "integrés directement" dans l'url de la page. La page doit donc être rafraichie pour relancer pour chaque joueur.se.
L'url de cette roue est : http://fluky.io?things=Le coin de nature que je partage volontiers,Ma recette "sans prise de tête" du moment,La jolie perspective de fin de journée,Ma joie du printemps,La respiration que je propose aux collègues,Mon projet bizarre de l'année 2021 ? ,La chanson qui me trotte dans la tête,Le truc vraiment bon de mon déjeuner,Le truc à faire en début d'am pour se réveiller !
- pour retrouver cette roue là, copier/coller l'ensemble de ce texte dans la barre d'adresse d'un navigateur.
4.Mise en situation
4.1 Mise en situation 1 :
"Votre groupe est, au sein d’un réseau en charge d’organiser un temps de brainstorming EN LIGNE entre professionnels pour réfléchir à "Comment recréer plus d'informel dans les relations entre collègues, - y compris dans les temps en ligne ?"
- La fiche consigne : http://nuage.tadaa.fr/index.php/s/NkAygtCdP2qLWsT - complétée, par le groupe, du déroulé de la séquence proposée.
- un brise-glace à partir de présentation d'objets : 10 secondes pour trouver quelque chose de rouge, 10 secondes pour trouver quelque chose en bois , 10 secondes pour trouver un chausson
- un sondage sur la préférence des membres du groupe sur ce qu'est un temps informel : https://strawpoll.com/awdv6xxv7/r
- Le résultat du sondage
Cliquer sur l'image pour l'agrandir !
- Des régles de prise de parole construite à partir du choix d'un animal (via le chat) et une prise de parole du plus petit au plus grand animal (l'inverse est possible)
- un tableau support pour prendre des notes sur les meilleurs moments partagés à l'oral par les membres du groupe "mon meilleur souvenir d'informel" : https://scrumblr.ethibox.fr/animtpsinformel - si le groupe avait été plus important des sous-salons auraient été crées pour faciliter des échanges plus directs entre les personnes engagées.
- un vrai temps de déconnexion - 10 minutes de prévue. Avec une proposition de "mini temps de médiation" : caméra éteinte (donc chacun.e fait ce qu'il ou elle veut ! )
- partagés via le tableau de post-it crée par le groupe https://scrumblr.ethibox.fr/animtpsinformel - pas de mise en place pour ce bilan d'un tableau de plus ! "trop de liens tue les liens" - chaque personne a été encouragée à prendre 2 minutes pour réfléchir à son bilan avant de mettre en ligne ses idées. Ceci afin de soutenir la pensée "en silence" et laisser le temps à l'expression "non réactive".
- sur le diaporama support "augmenté" de la journée.
4.2 Situation 2 :
"Votre groupe est, au sein d’une équipe projet en charge de permettre à un groupe d'une petite 10 aine de personnes de décider ensemble d'un plan d'actions prioritaires à retenir à l'issue d'un travail mené en amont qui a fait émergé des axes stratégiques.
Par exemple : dans le cadre du travail de diagnostic vous élaborez un plan d’accompagnement avec une dizaine de membres de la structure. "
- La fiche consigne : http://nuage.tadaa.fr/index.php/s/8gfX4DkHQNsbELK, augmentée par le groupe du déroulé de la séquence proposée.
- Ce que le groupe a proposé :
- Le groupe propose un temps d'échange en visio pendant lequel la prise de décision sur les axes prioritaires se passe via une visualisation des options sur un tableau partagé (https://framemo.org/Plan%20d'action )
- Définir, à l'aide de gomettes (3 par personne - chaque personne a SA couleur, énoncée dans le chat, avec régulation par une co-animatrice) les actions prioritaires. La méthode proposée est dans la famille du "vote à points". (https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/vote-a-points/ )
- Définir, à l'aide de gomette (1 par personne) là où un accompagnement extérieur est le plus pertinent.
- Le travail amont des co-animatrices a permis à des personnes "clés" absentes de se positionner sur le tableau déjà préparé. Et les co-animatrices positionnent leurs gomettes.
- Synchronicité de l'affichage des opinions - Pré requis : chacun.e a déjà échangé autour des axes, c'est une phase de finalisation d'un processus délibératif.
- Outil non spécifique à la prise de décision (tableau de post-it) mais facilement appropriable - même si difficulté à "reprendre" une gomette !
dont l'usage s'avère efficace.
Dans les échanges suites à la mise en situation, ressources évoquées :
- La décision par consentement - adaptée à la décision sur une proposition : un plan d'action co-construit, la décision par conssentement permettrait d'éviter le vote final et de vérifier que plus d'objection. La limite dans cette situation : l'absence de personnes clés, non implicables dans le processus. https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/decision-par-consentement/
- Le vote à 5 doigts (peu formel) : https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/vote-a-cinq-doigts/
- Le jugement majoritaire qui permet de ne pas être dans le vote mais dans l'expression de "satisfaction" par rapport à des propositions - cela peut s'adapter en ligne: https://interpole.xyz/?LaPriseDeDecisionAuJugementMajoritaire
- Possibilité de passer des outils de pondération, style Abaque de Régnier https://fr.wikipedia.org/wiki/Abaque_de_R%C3%A9gnier
- Les outils de délibération / décision en ligne - style Framavox, instance de Loomio, proposée par Framasoft. Ce type d'outil peut être particulièrement utile dans des collectifs qui ont une certaines "agilité" avec les outils numériques, qui sont dispersés géographiquement, ont un niveau de confiance entre les membres élevé et sont nombreux.
Voir une présentation de l'usage, une description de l'outil et ses usages possibles, quelques retours d'expériences
- Pause rapide avec un "check collectif" - chacun.e propose ses mains pour un "check-visio"
4.3 Situation 3 :
"Votre groupe est en charge de l’organisation d’un temps de comité d’appui en ligne qui doit permettre à chacun des membres de s'exprimer sur des diagnostics et plans d’accompagnement de structures accompagnées ainsi que sur l’animation de ce comité de façon plus large.
Les personnes ne se connaissent pas forcément (toujours) toutes."
- La fiche consigne augmentée : http://nuage.tadaa.fr/index.php/s/kfRjb2GkTTdQpq7
Les méthodologies proposées reposent sur :
- Le cadre de sécurité pour s'assurer que chacun.e se sente en confiance dans les échanges.
- Des exemples de "cadres de sécurité adaptés à la visio" : une adaptation des accords toltèques, une co-construction des accords de groupe (présentation des accords de groupe, co-construction, y compris en visio, des accords de groupe)
- Une séquence inclusive reposant sur l'affirmation de "sa citation préférée" (la "mienne" puis "celle que je préfère parmi celles données")donnant lieu à la production d'un tableau en ligne : https://postit.colibris-outilslibres.org/situation%203%20formation%201705 - la citation "gagnante" : "l'éléphant ne peut courir et se gratter les fesses en même temps"
- 2 tours de prise de parole à partir d'un tableau support : 1er tour de table sans réaction orale des autres, mais juste pouce levé par ex pour mesurer impact des remarques formulées et 2ème tour éventuel si nécessaire. Ces tours de parole sont accompagnées de gestuelles permettant (gestes de communication silencieuse) à chacun.e de réagir sans interagir verbalement.
- La règle des tours de parole "je donne la parole à la personne qui est à ma gauche". L'animateur.tric relance si la personne oublie à la fin de sa prise de parole.
- une déclusion à partir du choix d'une image du jeu Dixit, via une image en ligne dont le lien a été donné dans le chat
- Les techniques d'animation qui tournent
- Le plaisir de coconstruire
- Le débordement
- La course du lundi après-midi de retour de week-end prolongé..
Deux thèmes émergent à l'issue de cette mise en situation :
- Accès au numérique limité : comment prendre pleinement acteur une personne qui se connecte à la visio via le téléphone, sans accès internet ?
- Comment s'assurer de l'équilibre entre participant.e.s dans des séances qui combinent visio et présentiel, comment le faire pour que les 2 modes soient compatibles ?
Les bonnes pratiques identifiées au sein du groupe :
- Ne pas créer 2 réunions en parallèle (la réunion des personnes en salle, celle des personnes à distance) - sous peine d'un risque majeur de décrochage des personnes à distance
- Petits comités d'appui à 4 ou 5 de chaque coté (points de connexion).
- Réduire le nombre de "points" connectés : 1 en salle, 3 à distance
- Coanimation pour que l'une des personnes soient pleinement là - une personne soigne la relation aux personnes à distance (fonction de régulation, de vérification de l'accès aux ressources, de la qualité de la connexion, de la prise en compte de l'expression verbale et non verbale)
- Mettre un.e des participant.es à distance en coanimation, y compris dans la préparation
- Tourner les écrans vers les personnes présentes en salle, comme si les personnes à distance étaient là.
- L'importance du son : calibrer la qualité sonore sur la personne la plus éloignée.
- Une ressource sur le sujet "Réunions mixtes" : https://interpole.xyz/?UneReunionAvecCertainESEnPresenceEtDA
Mini-pause de l'après-midi - chacun.e est invité.e à trouver "une fleur" et la laisser à coté de son ordi "pour plus tard"
4. Evaluation et déclusion
Chaun.e est invité.e à prendre quelques minutes pour produire une des fiches du tableau visuel évaluatif final:
https://digipad.app/p/6512/6f4f7c6ba04c5
Ce tableau appartient à la suite d'outils https://ladigitale.dev/, développée en libre - des outils libres et qui privilégient la simplicité.
Chaque participant.e est invité.e à partager un mot/ une expression clé à la fin de la journée : Satisfaisant, tester encore et toujours, actif, partage, entente, expérimentation, expérimentation, touché pas mal d'outils - besoin de les utiliser plus, dense et enrichissant, beaucoup d'interrogations et de points de vigilance, questionnements, revival du 1er confinement - questionnements.
5. Bouquet final
Avant de se quitter...chacun.e est invité.e à positionner bien visible sa plante/fleur pour une photo finale !
Non mise en ligne. Disponible sur demande à Stépanie.